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各处室、研究室、科技平台、研究组：
为了进一步加强我所会议费的规范使用与管理，根据《财政部 国家机关事务管理局 中共中央直属机关事务管理局关于印发<中央和国家机关会议费管理办法>的通知》（财行〔2016〕214号）、《农业部财务司关于转发中央和国家机关会议费管理办法的通知》（农财发函〔2016〕15号）、《中共中央办公厅 国务院办公厅印发<关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见>》（中办发〔2016〕50号）和《中国热带农业科学院会议费管理办法》（热科院办〔2016〕290号），结合我所实际，特制定《中国热带农业科学院环境与植物保护研究所会议费管理办法》。本办法经2017年5月23日所长办公会审议通过，现印发给你们，请遵照执行。
特此通知。
中国热带农业科学院
环境与植物保护研究所
2017年5月25日
中国热带农业科学院环境与植物保护研究所会议费管理办法
第一章 总 则
第一条 为进一步加强和规范所会议费管理，厉行节约，精简会议，改进会风，提高会议效率和质量，节约会议经费开支，根据《中央和国家机关会议费管理办法》（财行〔2016〕214号）、《中共中央办公厅 国务院办公厅印发<关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见>》和《中国热带农业科学院会议费管理办法》（热科院办〔2016〕290号），结合我所实际情况，制订本办法。
第二条 我所各类会议的分类、审批和会议费管理等，适用本办法。
第三条 会议实行分类管理、分级审批。要坚持厉行节约、反对浪费、规范俭朴、务实高效的原则，严格控制会议数量和规模，规范会议费管理。
第四条 会议费要纳入部门预算，并单独列示。各单位、各部门应当严格会议费预算管理，控制会议费预算规模，无会议费预算不得开支会议费。会议费预算要细化到具体会议项目，执行中不得突破。
第二章 管理职责
第五条 所办公室的主要职责
（一）负责行政类会议的审核管理；
（二）牵头制定所会议费管理办法；
（三）上报下达所本级会议计划；
（四）牵头对所年度行政类会议计划执行情况进行监督检查。
第六条 财务处的主要职责
（一）参与制定所会议费管理办法；
（二）负责所本级会议费预算管理，指导各部门进行会议费预算管理；
（三）对所会议费预算执行情况进行监督检查。
第七条 各部门的主要职责
（一）编报年度会议计划及会议计划执行情况，加强对会议费使用的内控管理；
（二）报备会议计划；
（三）编报并严格执行会议费预算，做好相应的会议费管理和会计核算工作，对会议费报销进行审核把关，确保票据来源合法，内容真实、完整、合规。
第三章 会议分类和审批
第八条 会议分类
（一）行政类会议
1.报农业部办公厅、院办公室批准的所本级召开的会议；
2.各部门报所备案召开的会议。
（二）科研项目类会议
指根据所科研需要举办的业务性会议（如学术会议、研讨会、评审会、验收会、座谈会、答辩会）等。
（二）社团类会议
指挂靠我所协会、学会（专委会）、团体召开的会议（如学术会议、研讨会、年会、评审会）等。
第九条 会议审批和要求
办公室负责编报和审批年度会议计划，包括会议数量、会议名称、召开的理由、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等（见附件1）。
行政类会议
各部门于每年11月底前，将下一年度会议计划报所办公室审核汇总，经所务会通过后报送院审批，列入单位年度会议计划并执行。
科研项目类会议
各类科研项目经费召开的会议依据科技部、农业部、院等项目主管部门科研项目经费有关要求，按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则，由项目负责人按项目要求编制年度会议计划并执行。
社团类会议
各类社团项目经费召开的会议，根据社团的要求按程序报批。
第十条 严格会议计划管理。年度会议计划一经批准，原则上不得调整，对农业部、院等上级主管部门交办确需临时增加的会议，按规定程序报批后执行。未按规定程序批准，不得召开会议。
第十一条 行政类会议和社团类会议会期均不得超过2天，其中：传达、布置类会议会期不得超过1天。会议报到和离开时间，合计不得超过2天。科研项目类会议根据实际情况，按项目实际要求确定。
第十二条 严格控制会议规模。
行政类会议参会人员不得超过50人。其中，工作人员控制在会议代表人数的10%以内。实际参会人员不得超过批准后的年度会议计划确定的人数。
科研项目类会议可根据按项目实际要求确定会议规模。
社团类会议按要求确定参会人数，原则上不得超过150人。社团类举办的全国性或国际性学术会议等，会议规模可根据实际情况以及社团相关规定执行。
第十三条 各部门召开会议应当改进会议形式，充分运用网络、视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。传达、布置类等非涉密会议、典型经验交流等会议，应优先采取视频会议方式召开。
视频会议的主会场和分会场应控制规模，节约费用支出。
第十四条 对不能够采用视频且需要在所外召开的会议实行定点管理，应当到定点会议场所召开，按照协议价格结算费用。未纳入定点范围，价格低于会议费综合定额标准的单位内部会议室、宾馆、招待所、培训中心，可优先作为本单位或本部门会议场所。
不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。无外地代表且会议规模能够在单位内部会议室安排的会议，原则上在单位内部会议室召开，不安排住宿。
第四章 会议费开支范围、标准和报销支付
第十五条 会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等。
交通费指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。会议代表参加会议发生的城市间交通费，应按照差旅费管理办法的规定回所在单位报销。
第十六条 科研项目类会议和社团类会议因工作需要，会议代表参加会议所发生的城市间交通费，原则上按差旅费管理规定由所在单位报销；因工作需要，邀请国内外专家、学者和有关人员参加会议，对确需负担的城市间交通费、国际旅费，可由主办单位在会议费或差旅费中报销，不计入会议费综合定额标准，但其费用支出不得突破年度预算。
第十七条 会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。
会议费综合定额标准如下： 单位：元/人.天
会议类别 | 住宿费 | 伙食费 | 其他费用 | 合计 |
行政类会议 科研项目类会议 社团类会议 |
340 |
130 |
80 |
550 |
注：科研项目类会议费综合定额，如参会代表有三分之一以上国内外知名专家出席的，最高可上浮20%；因海南特殊地理位置，旺季（11月—2月）举办科研项目类会议的，最高可上浮30%（仅限海口市）；如上述两种情形同时存在，则最高不得突破综合定额的50%。
综合定额标准是会议费开支的上限，各各部门应在综合定额标准以内结算报销。
各部门在内部会议室、报告厅召开会议，且不发生住宿费、交通费等费用的，伙食费不得超过上述伙食费开支标准。
行政类会议费由会议召开单位承担，不得向参会人员收取，不得以任何方式向下属机构、企事业单位、地方转嫁或摊派。
各类会议费支付，应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。具备条件的，会议费应由财务部门直接结算。
第十九条 科研项目类会议和社团类会议费预算实行“收支两条线”管理，收取的会议费应足额及时汇入承办会议单位财务账户，严禁坐收坐支、截留挪用会议费。
第二十条 委托中介机构协办会议的，应签订会议服务合同（协议），并按合同（协议）约定支付佣金或服务费。严禁将会议费收支委托中介机构管理及核算。
第二十一条 各单位在会议结束后应当及时办理报销手续。会议费报销时应当提供会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到表、会议执行对照表、定点会议场所等会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证。财务部门要严格按照规定审核会议费开支，对未列入年度会议计划，无会议费预算以及超范围、超标准开支的经费不予报销。
第五章 会议费公示和年度报告制度
第二十二条 各部门于每年1月底前，将上一年度会议计划和执行情况（包括会议名称、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、经费开支及列支渠道等，见附件2）报所办公室，所办公室汇总后报院办公室或部办公厅。
第二十三条 所办公室每年将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在所内公示。
第六章 监督检查和责任追究
第二十四条 所办公室、所财务处对各类会议计划执行和会议费管理使用情况进行监督检查。主要内容包括：
会议计划的编报、审批是否符合规定；
（二）会议费开支范围和开支标准是否符合规定；
（三）会议费报销和支付是否符合规定；
（四）会议会期、规模是否符合规定，会议是否在规定的地点和场所召开；
（五）行政类会议是否向下属机构、企事业单位或地方转嫁、摊派会议费；
（六）会议费管理和使用的其他情况。
第二十五条 进一步改进会风。严禁借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。
各部门应严格执行会议用房标准，不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，安排自助餐，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果。
不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。
第二十六条 违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办部门和相关人员的责任。
计划外召开会议的;
（二） 以虚报、冒领手段骗取会议费的;
（三） 虚报会议人数、天数等进行报销的;
（四） 违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的;
（五） 违规报销与会议无关费用的;
（六） 其他违反本办法行为的。
第七章 附则
第二十七条 本办法由所务会负责解释，自印发之日起施行。以前会议费管理办法同时废止，此前我所有关文件与本办法不一致的，以本办法为准。
附件1：中国热带农业科学院环境与植物保护研究所会议计划申请表
附件2：中国热带农业科学院环境与植物保护研究所会议计划执行情况表
